Workspace Coordinator (m/w/d) in Vollzeit – Ruby Leo Workspace München

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At Ruby your personality really matters, your time really matters and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground.

Hey Sunshine,

du denkst stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspiration sein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag unseres Ruby Leo Workspace.

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Diese bringen wir durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage sowie einer Ausstatung auf hohem Niveau auch in unsere Workspaces.

Join us and make it your own story. 

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

  • Bist am Empfang erste:r Ansprechpartner:in für alle Office Management Themen sowie für externe Patner und  Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
  • Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
  • Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie Inventur
  • Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
  • Bist erste:r Ansprechpartner:in der Hausverwaltung, externer Firmen und für technische oder bauliche Themen wie Wartungen, Installationen in Abstimmung mit dem Ruby Technical Services Team
  • Koordinierst externe Reinigungsdienste und überprüfst Hygienemaßnahmen- und standards
  • Bist Teil regelmäßiger Jour Fixes und kümmerst dich um Präsentationen und monatliche Reporting-Calls mit dem lokalen Sales Team und deinem Lead
  • Verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten und verantwortest die Rechnungskontrolle und Freigabe, Lieferscheinkontrolle und digitale Archivierung und führst monatliche Inventuren durch
  • Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien und bist Ansprechpartner:in und Markenbotschafter:in für alle Belange des Workspaces
  • Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
  • Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
  • Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietparteien um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting- und Eventflächen
  • Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen
  • Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

  • Hast bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt – vielleicht auch schon im Ausland
  • Verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
  • Bringst eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen mit
  • Besitzt ein hohes Qualitätsbewusstsein
  • Erkennst bedürfnisse und kannst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen hierbei beratend zur Seite stehen
  • Bist ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten und gehst professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung um
  • Denkst nachhaltig und hilfst proaktiv dabei, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
  • Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
  • Bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
  • Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

What’s in for you? So grooven wir:

Ruby, Ruby, Ruby

  • Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work
  • Wir connecten am liebsten per du – dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby
  • Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur weil Montag ist 😉

‚Cause I’m having a good time

  • Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
  • LEGEN… wait for it… DARY Staff Rates – für dich, deinen Travel Buddy und deine Family & Friends
  • Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm

Ain’t no mountain high enough

  • Level up your game – mit Ruby geht es für dich hoch hinaus
  • Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

Money, Money, Money

  • Sharing is caring – mit unserem Profit Sharing-Bonus, wächst mit Ruby auch dein Konto
  • Egal wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility Zuschuss gibt’s on top
  • Take it to the next level – sichere dir extra Cash durch Talent Scouting

Diversity, Equity & Inclusion

Wir glauben daran, dass…

…du lieben kannst, wen du willst

…du selbst entscheiden solltest ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest

…du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst

…du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst

…du gut bist, genau so wie du bist und unser Team und Ruby’s Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen

Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Anisemitismus und alle weiteren Ismen, werden bei uns nicht toleriert.

Um sich für diesen Job zu bewerben, sende deine Unterlagen per E-Mail an jobs@ruby-hotels.com

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